SURVEY PENDAHULUAN

Tujuan Survey Pendahuluan

Kompleksitas operasi pada suatu perusahaan mungkin akan membuat auditor menemui kesulitan pada saat akan melakukan pemeriksaan. Survei pendahuluan dapat menjadi senjata terbaik bagi auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi dan persektif yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan audit. Audit bisa juga merupakan bagian dari penugasan rituin yang memiliki standar dan proses tertentu atau bisa juga merupakan respons atas masalah yang berkembang yang membutuhkan pengetahuan akan hal baru atau tehnik pemeriksaan yang berbeda. Beberapa praktisi audit internal telah mengembangkan pendekatan ”tepat pada waktunya” untuk penjadwalan audit untuk memastikan bahwa jasa audit siap tersedia sesuai waktu yang dijadwalkan. Survei pendahuluan dapat membantu auditor menentukan jenis audit paling efektif terutama dengan adanya paradigma  baru bahwa auditor harus dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan bahwa perusahaan adalah pelanggan/klien dari auditor. 

Tahap-tahap Pelaksanaan Survey

Tahap-tahap pelaksanaan survey terdiri dari 7 langkah dasar :

            1. melakukan studi awal

            2. mendokumentasikan

            3. bertemu klien

            4. mendapatkan informasi

            5. mengamati

            6. membuat bagan alir/flow chart

            7. melaporkan

1. melakukan studi awal

    Studi awal mencakup :

Penelaahan : kertas kerja tahun sebelumnya

Temuan-temuan audit

Bagan organisasi

Dokumen-dokumen lain yang dapat membantu pemahaman

Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila audit yang dilakukan adalah audit berulang (repeat audit) adalah mempelajari permanent file yang berisi laporan audit terdahulu, informasi lainnya yang relevan dengan penugasan berikutnya.

            Auditor perlu menelaah literature-literatur yang terkait agar pengetahuan audit dapat

selalu ter-update dengan memakai referensi dari situs dari IIA yaitu www.theiia.org atau jurnal Internal Auditor yaitu jurnal profesi yang diterbitkan IIA. 

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan studi awal:

1. Pendokumentasian

    Dokumentasi berupa kuestioner penting untuk bahan wawancara/diskusi

2. Daftar pengingat

    Catatan yang berisi langkah-langkah yang harus dilakukan auditor mulai 

    perencanaan, pekerjaan lapangan sampai penyelesaian agar auditor tidak

    bingung pada saat akan memeriksa.

3. Daftar isi

   Berisi daftar masalah yang harus ditangani auditor seiring dengan kemajuan

    penugasan dan membuat acuan kertas kerja.

4. Pengurangan biaya

Manajemen mengharapkan hasil pemeriksaan dari audit internal menghasilkan  saran-saran yang menghasilkan pengurangan biaya maupun peningkatan operasi. Pengurangan biaya secara langsung akan mempengaruhi laba perusahaan. 

5. Catatan kesan

    Catatan yang berisi pengamatan dan kesan auditor selama audit misal moral

    karyawan, kebiasaan kerja, organisasi dan penugasan staf, supervisi, hubungan

    dengan organisasi lain, daerah kerja.

6. Kuesioner

    Kuesioner ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan digunakan untuk memenuhi

    tujuan audit, bertemu manajer klien pada pertemuan awal.

2. Bertemu Klien

Dalam tahapan ini internal auditor mendapatkan peluang untuk menjelaskan kepada klien tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan, peran audit internal dalam organisasi.

Internal auditor dalam melakukan wawancara harus memiliki keahlian yang cukup agar orang yang diwawancara memiliki rasa nyaman, mau memberikan informasi, mau bekerjasama sehingga penugasan keseluruhan audit bisa berhasil. Sebaliknya, tehnik tanya jawab yang tidak baik menciptakan sikap permusuhan, menyebabkan orang menahan informasi/memberi informasi yang salah dan kemungkinan menyebabkan kegagalan audit.

3. Mengumpulkan bahan bukti :

Survei pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor internal memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan kedalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control.

4. Pengamatan (observing)

Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui pengamatan dan tanya jawab yang yang efektif, auditor internal mampu untuk :

·         Menentukan tujuan, sasaran dan standar

·         Menilai control untuk mencapai tujuan

·         Mengevaluasi resiko

·         Menentukan control untuk meminimalkan resiko

·         Menentukan penentuan resiko secara statistik

·         Menilai gaya manajemen dan aspek perilaku manusia

Tujuan, sasaran dan standar

Selama survey pendahuluan, auditor internal harus menentukan aktivitas yang diaudit-bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Jika tujuan-tujuan itu tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya, Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan (disebut audit berorientasi manajemen yang efektif / effective management oriented audit) merupakan cerminan profesionalisme auditor internal.

Kontrol-kontrol untuk mencapai tujuan

Kontrol digunakan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai. Cara paling produktif untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi control adalah dengan mengenali masalah dan kemudian mencari control yang bisa mengidentifikasi atau mencegah masalah tersebut atau mencari control yang seharusnya bisa mengurangi resiko.

Mengevaluasi resiko

Titik awal perencanaan audit haruslah resiko-resiko organisasional atau ancaman bagi pencapaian tujuan usaha. Kecermatan professional mencakup pertimbangan atas ketidakwjaran dan ketidakpatuhan yang material. Kapanpun auditor internal melakukan audit mereka harus menyadari resiko, jebakan-jebakan potensial-ibarat batu-batu yang dibawahnya terdapat kalajengking berbisa yang siap menerkam. Yang dibutuhkan adalah kompetensi professional. Orang awam mungkin merasa tidak ada masalah bila pemesanan dan penerimaan persediaan dilakukan oleh orang yang sama, tetapi auditor internal yang professional harus segera menyadari adanya resiko bawaan dibaliknya.

Mengidentifikasi semua resiko yang ada akan sulit khususnya karena resiko sering muncul seiring dengan perubahan praktik bisnis. Namun banyak resiko-resiko umum yang telah didefinisikan dalam buku standar akuntansi, auditing dan manajemen.

Menentukan control untuk meminimalkan resiko

Ketika auditor telah mengenali resiko mereka harus mencari control yang dirancang untuk menghadapinya. Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif harus didiskusikan dengan manajer. Jika manajer tidak bisa diyakinkan untuk melakukan perbaikan maka auditor harus membuat program pengujian purposive-bukan pengujian berdasarkan sampel untuk mendukung bukti dan signifikansi risiko.

Survei pendahuluan memberi perusahaan fondasi untuk penyiapan program audit yang berkonsentrasi pada masalah-masalah penting bagi manajemen. Apakah resiko kunci telah diidentifikasi? Apakah sudah diawasi? Apakah control yang tidak memadai telah disadari dan diperbaiki? Apakah kelemahan yang harus diaudit lebih dalam.

Menentukan penentuan resiko secara statistic

Auditor internal tidak dapat menuntut diterapkannya control yang bianyanya melebihi resiko yang harus dihadapi. Konsep ini disebut “keyakinan yang wajar” oleh AICPA (American Institute of Certified Public accountants). Suatu control yang memakan biaya $1.000.000 setahun seharusnya tidak direkomendasikan untuk mencegah kecurangan yang tidak melebihi $10.000 setahun.

Menilai gaya manajemen dan perilaku manusia

Internal auditor dapat melakukan penilaian perilaku manajer selama wawancara. Tidak ada control yang lebih baik daripada manajemen yang memiliki pengetahuan, gampang ditemui, berpandangan luas sehingga manajer itu sendiri dapat dianggap berperilaku seperti auditor internal. Jika manajemen efektif, auditor internal dapat mengurangi cakupan audit.

Menilai aspek manusia

Pegawai merupakan urat nadi perusahaan. Kontrol yang baik tidak dapat menjamin bahwa semua aktivitas akan dilaksanakan dengan baik kecuali terdapat pegawai yang kompeten. Cara menilai aspek manusia ini dengan menelaah catatan dan praktik-praktik pegawai.  Penelaahan bisa jadi tidak memungkinkan auditor membuat penentuan definitive, namun bisa memberikan sinyal bahaya dan mempengaruhi program audit. Auditor bisa mengajukan beberapa pertanyaan berikut :

-       Apakah terdapat perputaran pegawai yang cepat

-       Apakah organisais memiliki pegawai baru dan kurang berpengalaman

-       Apakah setiap posisi kunci, termasuk posisi manajer, memiliki cadangan orang bila terjadi ketidakmampuan atau berhenti kerja?

-       Apakah terdapat tingkat lembur yang tidak biasa?

Hasil pengamatan ini dapat memiliki dampak yang signifikan pada ukuran sample yang diperiksa auditor.

5. Pengamatan Fisik

Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Auditor harus keluar sendiri dan   melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku dan dokumen. Pengamatan pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya.

Pengamatan fisik selayaknay berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, auditor internal harus berkeliling fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi, kondisi dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai kebijakan, prosedur dan bagan organsasi.  Pasa saat bertemu karyawan,auditor dapat menanyakan :

-       Apakah pekerjaan datang ke anda tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus?

-       Apakah tindakan perbaikan sudah diambil untuk masalah-masalah.

-       Bagaimana kondisi peralatan

-       Apakah alur kerja dan dokumen dokumen cukup wajar dan efisien.

Pada operasi yang kompleks, mungking auditor perlu melakukan tahap selanjutnya yang sering disebut “penelusuran”.Selama penelusuran, auditor mungkin menelaah beberapa aktivitas kerja dari awal sampai akhir, dan menyiapkan bagan alir.  Penelusuran membantu auditor menilai ketaatan dengan kebijakan dan prosedur serta menentukan apakah control memang berfungsi. Langkah ini tidak akan mengungkapkan seberapa baik transaksi diproses, hal ini membutuhkan pengujian substantive.

Menyiapkan Flowchart                              

Dengan menyampaikan Flow chart suatu proses dapat dipotret dan dapat memberikan gambaran system dan merupakan sarana untuk menganalisa operasi yang kompleks - analisa yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci. Pembuatan flow chart sudah dipelajari pada kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

Pelaporan                        

Survei yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan. Hasil survey ini perlu dibuatkan laporan dengan fokus pada kecukupan control bukan efektivitas kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit.

Selama penelaahan hasil-hasil survey dengan manajemen, pelaporan temuan positif dan negative bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien, Pendekatan ini mengkomunikasikan apa yang dicari auditor internal, kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi.

Membuat Anggaran Survey                        

Anggaran dibuat dengan berpatokan pada perkiraan waktu yang dibutuhkan auditor. Tidak ada standar untuk anggaran survey pendahuluan. Jika audit yang dilakukan merupakan audit rutin maka perkiraan waktu dapat segera ditentukan. Jika terjadi perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, system operasi, otomatisasi, organisasi, manajemen, dan karyawan akan mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah. Semua faktor harus dipertimbahkan dalam membuat anggran survey. Tetapi bahkan jika auditor merasa cukup memahami aktivitas, mereka harus selalu waspada akan dua faktor yang dapat berubah yaitu orang dan perilaku mereka, Tidak ada jaminan bahwa baik orang maupun tingkah laku mereka akan sama dari tahun ke tahun.

Estimasi biaya yang wajar adalah berkisar 10 hingga 20 persen dari total anggaran untuk proyek audit.